Etika Komunikasi Perkantoran

       Istilah etika berasal dari kata ethikus (Latin) yang dalam bahasa Yunani disebut ethicos yang berarti kebiasaan, norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, dan ukuran-ukuran baik dan buruk tingkah laku manusia. Jadi etika itu berarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik.

      Sementara itu komunikasi kantor ialah penyampaian pesan yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. Jadi kesimpulannya etika komunikasi perkantoran merupakan norma, nilai, atau ukuran tingkah laku yang baik dalam kegiatan komunikasi di suatu perkantoran.

Etika Komunikasi Perkantoran terbagi menjadi beberapa yaitu:

1)    Etika Terhadap Tamu

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menerima tamu.

Hal-hal tersebut antara lain sebagai berikut :

a.  Sebelum tamu datang, hendaknya ruangan untuk menerima tamu sudah           

     diperiksa terlebih dahulu penataannya, khususnya yang berkaitan dengan   

     kenyamanan, kebersihan, dan kerapihan. Lengkapi juga ruangan tersebut 

     dengan beberapa perlengkapan, seperti majalah, Koran, brosur, atau katalog   

     perusahaan.

b.  Mendadak ada tugas di luar kantor, sekretaris harus memberitahukan dan   

     meminta maaf atas keterlambatan kepada tamu (prioritas perlu  

     dipertimbangkan).

c.  Penerima tamu adalah wajah perusahaan. Oleh karena itu, ketika tamu datang  

     sambutlah dengan segera dan sikap yang ramah. Jangan sekedar menengok ke 

     samping atau bersikap tidak peduli seolah sedang sibuk melakukan 

     pekerjaan lain.

d.  Jika tamu dating, hendaknya Anda berdiri, tersenyum, dan bersalaman.

e.  Tunjukkanlah sikap bersahabat untuk selalu siap menerima atau memberikan 

     bantuan.

f.   Membukakan pintu untuk tamu. Jika daun pintu bergerak ke arah dalam,   

     Anda masuk dulu, dorong (buka) pintunya, lalu persilahkan tamu untuk 

     masuk. Jika  daun pintu bergerak keluar, buka pintu lebar-lebar, lalu 

     persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.

g.  Ketika menghantar tamu, tunjukkan ke arah yang dituju dan dengan telapak  

     tangan ke arah atas dan jari rapat, sebab menunjuk arah dengan telunjuk  

     adalah sikap yang tidak sopan.

h.  Ketika menghantar tamu ke tempat tujuan, jalanlah agak ke depan posisi 

     badan sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk 

     memperhatikan jalan tamu.

i.   Mempersilahkan tamu duduk, biasanya di tempat yang paling jauh dengan  

     pintu.

j.   Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang  

     sopan. Duduk miring, bersandar pada kursi, atau kaki yang menumpang ke 

     atas adalah perilaku yang tidak baik.

k.  Jika Anda akan memasuki ruang yang di dalamnya sedang ada tamu, 

     hendaknya Anda mengetuk pintu terlebih dahulu. Setelah masuk, tundukkan 

     kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian barulah berbicara dengan 

     orang yang dimaksud.

l.   Ketika tamu akan meninggalkan ruangan, bukakan pintu dengan ramah dan 

     sopan.

2)    Etika Berkomunikasi Melalui Telepon

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi melalui telepon. 
Hal-hal tersebut antara lain sebagai berikut:

a.  Selalu siapkan alat tulis, buku telepon, dan kertas kosong untuk menuangkan   

     pesan-pesan yang kita terima dan catatlah pesan tersebut.

b.  Pegang gagang pesawat telepon dengan tangan kiri, dekatkan dengan telinga  

     dan mulut agar suara kita jelas terdengar dan dapat menerima suara dengan 

     jelas.

c.  Usahakan suara napas kita teratur dengan baik sehingga pada saat berbicara

     tidak terdengar suara mendengus di telepon.

d.  Hindari menggunakan kata “Halo” saat membuka percakapan, kata halo

     terkesan santai dan kurang formal, sehingga kurang tepat digunakan saat 

     berkomunikasi via telepon di lingkungan kantor. Kata “Halo” bias diganti 

     dengan memberi salam kepada penelepon. Contohnya “Selamat pagi, PT  

     Danareksa di sini” atau “Selamat siang, saya Kinanti dari PT Danareksa”.  

     Jika telepon berasal dari lingkungan kantor sendiri, penerima telepon dapat  

     menjawab sebagai berikut “Dengan Vania, dari bagian pemasaran di sini”.

e.  Simaklah pembicaraan penelepon dengan baik, fokus pada hal-hal yang 

     dibicarakan, jangan bersikap kurang setuju pada pembicaraan, dan hindari 

     meminta penelepon mengulangi pembicaraan. Contohnya “Maaf Pak, kurang 

     jelas, bisa diulang?”. Hal ini terkesan kurang sopan, apalagi kita tidak tahu 

     pasti siapa penelepon tersebut, apakah orang penting, relasi pimpinan Anda, 

     atau pejabat pemerintah.

f.  Tanggapi dengan cepat maksud pembicaraan penelepon. Berilah kesan   

     bahwa orang yang bicara diperhatikan, seolah-olah Anda sedang bertemu 

     langsung dengannya.

g.  Berbicaralah dengan tempo suara sedang, tidak terlalu cepat, tidak terlalu 

     lambat, tidak terlalu keras, dan tidak terlalu pelan sehingga yang dibicarakan 

     dapat di dengar dan di simak dengan benar.

h.  Jika akan menelepon Anda harus tahu dulu orang yang akan dihubungi, 

     jabatannya, serta nama perusahaannya. Pada saat telepon tersambung, Anda 

     harus menyebutkan nama dan jabatan orang tersebut. Dengan demikian Anda 

     terlihat sudah siap melakukan percakapan.

i.  Sebagai penutup percakapan, ada baiknya Anda menanyakan, “Mungkin 

    masih ada lagi yang bias kami bantu, Pak/Bu?”. Jika tidak ada, segera 

    ucapkan terima kasih dan sampaikan salam penutup. Contohnya, “Terima 

    kasih atas waktu Bapak/Ibu, Selamat siang”.