Istilah etika berasal dari kata
ethikus (Latin) yang dalam bahasa Yunani disebut ethicos yang berarti
kebiasaan, norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, dan ukuran-ukuran baik dan
buruk tingkah laku manusia. Jadi etika itu berarti norma, nilai, kaidah, atau
ukuran tingkah laku yang baik.
Sementara itu komunikasi kantor ialah penyampaian pesan yang mengandung
macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain
yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. Jadi kesimpulannya etika komunikasi
perkantoran merupakan norma, nilai, atau ukuran tingkah laku yang baik dalam
kegiatan komunikasi di suatu perkantoran.
Etika Komunikasi Perkantoran terbagi
menjadi beberapa yaitu:
1) Etika Terhadap Tamu
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
menerima tamu.
Hal-hal tersebut antara lain sebagai berikut :
a. Sebelum tamu datang, hendaknya ruangan untuk
menerima tamu sudah
diperiksa terlebih dahulu penataannya, khususnya yang
berkaitan dengan
kenyamanan, kebersihan, dan kerapihan. Lengkapi juga ruangan
tersebut
dengan beberapa perlengkapan, seperti majalah, Koran, brosur, atau
katalog
perusahaan.
b. Mendadak ada tugas di luar kantor, sekretaris
harus memberitahukan dan
meminta maaf atas keterlambatan kepada tamu (prioritas
perlu
dipertimbangkan).
c. Penerima tamu adalah wajah perusahaan. Oleh
karena itu, ketika tamu datang
sambutlah dengan segera dan sikap yang ramah.
Jangan sekedar menengok ke
samping atau bersikap tidak peduli seolah sedang
sibuk melakukan
pekerjaan lain.
d. Jika tamu dating, hendaknya Anda berdiri,
tersenyum, dan bersalaman.
e. Tunjukkanlah sikap bersahabat untuk selalu
siap menerima atau memberikan
bantuan.
f. Membukakan pintu untuk tamu. Jika daun pintu
bergerak ke arah dalam,
Anda masuk dulu, dorong (buka) pintunya, lalu
persilahkan tamu untuk
masuk. Jika daun pintu bergerak keluar, buka pintu
lebar-lebar, lalu
persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.
g. Ketika menghantar tamu, tunjukkan ke arah yang
dituju dan dengan telapak
tangan ke arah atas dan jari rapat, sebab menunjuk
arah dengan telunjuk
adalah sikap yang tidak sopan.
h. Ketika menghantar tamu ke tempat tujuan,
jalanlah agak ke depan posisi
badan sedikit miring sambil sesekali menengok ke
belakang untuk
memperhatikan jalan tamu.
i. Mempersilahkan tamu duduk, biasanya di tempat
yang paling jauh dengan
pintu.
j. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani
dengan sikap duduk yang
sopan. Duduk miring, bersandar pada kursi, atau kaki
yang menumpang ke
atas adalah perilaku yang tidak baik.
k. Jika Anda akan memasuki ruang yang di dalamnya
sedang ada tamu,
hendaknya Anda mengetuk pintu terlebih dahulu. Setelah masuk,
tundukkan
kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian barulah berbicara dengan
orang yang dimaksud.
l. Ketika tamu akan meninggalkan ruangan, bukakan
pintu dengan ramah dan
sopan.
2) Etika Berkomunikasi Melalui Telepon
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
berkomunikasi melalui telepon.
Hal-hal tersebut antara lain sebagai berikut:
Hal-hal tersebut antara lain sebagai berikut:
a. Selalu siapkan alat tulis, buku telepon, dan
kertas kosong untuk menuangkan
pesan-pesan yang kita terima dan catatlah pesan
tersebut.
b. Pegang gagang pesawat telepon dengan tangan
kiri, dekatkan dengan telinga
dan mulut agar suara kita jelas terdengar dan
dapat menerima suara dengan
jelas.
c. Usahakan suara napas kita teratur dengan baik
sehingga pada saat berbicara
tidak terdengar suara mendengus di telepon.
d. Hindari menggunakan kata “Halo” saat membuka
percakapan, kata halo
terkesan santai dan kurang formal, sehingga kurang tepat
digunakan saat
berkomunikasi via telepon di lingkungan kantor. Kata “Halo” bias
diganti
dengan memberi salam kepada penelepon. Contohnya “Selamat pagi, PT
Danareksa di sini” atau “Selamat siang, saya Kinanti dari PT Danareksa”.
Jika
telepon berasal dari lingkungan kantor sendiri, penerima telepon dapat
menjawab
sebagai berikut “Dengan Vania, dari bagian pemasaran di sini”.
e. Simaklah pembicaraan penelepon dengan baik,
fokus pada hal-hal yang
dibicarakan, jangan bersikap kurang setuju pada
pembicaraan, dan hindari
meminta penelepon mengulangi pembicaraan. Contohnya
“Maaf Pak, kurang
jelas, bisa diulang?”. Hal ini terkesan kurang sopan, apalagi
kita tidak tahu
pasti siapa penelepon tersebut, apakah orang penting, relasi
pimpinan Anda,
atau pejabat pemerintah.
f. Tanggapi dengan cepat maksud pembicaraan
penelepon. Berilah kesan
bahwa orang yang bicara diperhatikan, seolah-olah Anda
sedang bertemu
langsung dengannya.
g. Berbicaralah dengan tempo suara sedang, tidak terlalu
cepat, tidak terlalu
lambat, tidak terlalu keras, dan tidak terlalu pelan
sehingga yang dibicarakan
dapat di dengar dan di simak dengan benar.
h. Jika akan menelepon Anda harus tahu dulu orang
yang akan dihubungi,
jabatannya, serta nama perusahaannya. Pada saat telepon
tersambung, Anda
harus menyebutkan nama dan jabatan orang tersebut. Dengan
demikian Anda
terlihat sudah siap melakukan percakapan.
i. Sebagai penutup percakapan, ada baiknya Anda
menanyakan, “Mungkin
masih ada lagi yang bias kami bantu, Pak/Bu?”. Jika tidak
ada, segera
ucapkan terima kasih dan sampaikan salam penutup. Contohnya,
“Terima
kasih atas waktu Bapak/Ibu, Selamat siang”.